Dashboard Power BI Dimulai dari Pertanyaan Bisnis, Bukan dari Grafik

Saat perusahaan mulai menggunakan Power BI, perhatian sering langsung tertuju pada jenis grafik, warna, atau tampilan halaman. Elemen visual memang penting, tetapi dashboard yang bermanfaat tidak dimulai dari sana.

Titik awalnya adalah pertanyaan bisnis: keputusan apa yang perlu dibantu oleh data?

Dashboard Power BI berfungsi sebagai ringkasan untuk memantau informasi penting. Karena ruang dan perhatian pengguna terbatas, tidak semua data perlu ditampilkan. Tim perlu memilih indikator yang paling membantu pengguna memahami kondisi saat ini dan menentukan tindakan berikutnya.

Mulai Dashboard Power BI dari Keputusan yang Perlu Diambil

Sebelum menentukan grafik atau layout dashboard, tanyakan terlebih dahulu keputusan apa yang perlu dibuat secara rutin oleh pengguna.

Beberapa contoh pertanyaan bisnis antara lain:

• Apakah target penjualan bulan ini masih dapat dicapai?
• Wilayah mana yang mengalami penurunan kinerja?
• Pekerjaan mana yang sudah melewati tenggat?
• Bagaimana realisasi biaya dibandingkan dengan anggaran?
• Produk mana yang memberikan kontribusi terbesar?
• Masalah operasional mana yang perlu diprioritaskan?

Setiap keputusan membutuhkan informasi yang berbeda. Ketika keputusan sudah jelas, tim dapat menelusuri data yang dibutuhkan, menetapkan definisi indikator, serta memilih bentuk visual yang paling mudah dipahami.

Pendekatan ini membantu mengurangi risiko membuat dashboard yang terlihat menarik tetapi tidak digunakan dalam rapat atau pekerjaan sehari-hari.

Kenali Pengguna Dashboard Power BI

Dashboard tidak dibuat untuk semua orang dengan kebutuhan yang sama. Setiap kelompok pengguna dapat membutuhkan tingkat detail dan perspektif berbeda.

Dashboard untuk Pimpinan

Pimpinan biasanya membutuhkan ringkasan tingkat tinggi untuk memahami arah kinerja, masalah utama, serta kondisi yang membutuhkan perhatian.

Dashboard untuk Supervisor

Supervisor mungkin membutuhkan rincian berdasarkan tim, wilayah, produk, atau aktivitas agar dapat menentukan tindak lanjut.

Dashboard untuk Analis

Analis biasanya membutuhkan kemampuan melihat informasi dengan lebih rinci untuk menelusuri faktor yang menyebabkan perubahan suatu indikator.

Sebelum membuat dashboard, tuliskan siapa pengguna utamanya, seberapa sering mereka akan menggunakan laporan, dan tindakan apa yang dapat dilakukan setelah melihat informasi tersebut.

Pertanyaan ini membantu menentukan tingkat detail, struktur halaman, serta bahasa yang digunakan pada judul dan visual.

Pilih Indikator yang Relevan dengan Keputusan

Salah satu tantangan dalam membuat dashboard adalah kecenderungan memasukkan terlalu banyak indikator hanya karena datanya tersedia.

Setiap indikator sebaiknya memiliki hubungan langsung dengan pertanyaan bisnis atau keputusan yang ingin didukung.

Untuk setiap indikator, tim sebaiknya menyepakati:

• Definisi indikator.
• Tujuan penggunaannya.
• Sumber data.
• Periode waktu.
• Frekuensi pembaruan.
• Pihak yang bertanggung jawab terhadap kualitas data.

Contoh Indikator Dashboard Operasional

Untuk kebutuhan operasional, indikator dapat berupa:

• Jumlah pekerjaan yang sudah selesai.
• Jumlah pekerjaan yang melewati tenggat.
• Waktu penyelesaian rata-rata.
• Beban kerja per tim.
• Jumlah pekerjaan yang masih dalam proses.
• Persentase penyelesaian pekerjaan.

Namun, indikator yang tepat tetap bergantung pada tujuan organisasi. Metrik yang penting bagi satu departemen belum tentu relevan bagi departemen lainnya.

Pastikan Definisi KPI Dipahami Bersama

Sebelum membuat visual, pastikan istilah dan indikator mempunyai definisi yang dipahami bersama.

Sebagai contoh, istilah penjualan dapat berarti nilai pesanan, nilai invoice, pembayaran yang sudah diterima, atau transaksi yang sudah selesai.

Jika definisinya berbeda antarbagian, angka pada dashboard dapat menimbulkan diskusi yang sebenarnya bukan mengenai kinerja, melainkan mengenai cara menghitung data.

Karena itu, definisi KPI dan sumber datanya perlu disepakati sebelum dashboard digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Susun Cerita Dashboard Power BI pada Satu Layar

Dashboard Power BI umumnya digunakan untuk memahami informasi penting secara cepat. Karena itu, visual perlu disusun berdasarkan urutan pertanyaan pengguna.

Struktur sederhana dapat dimulai dari:

1. Menampilkan kondisi utama.
2. Menunjukkan apakah kondisi sesuai target.
3. Menjelaskan bagian yang membutuhkan perhatian.
4. Memberikan rincian yang membantu pengguna memahami penyebabnya.

Gunakan judul visual yang jelas, periode data yang mudah dikenali, serta urutan informasi yang mendukung proses membaca dashboard.

Gunakan Judul Visual yang Memberikan Konteks

Judul seperti “Penjualan” hanya menjelaskan topik.

Judul yang lebih spesifik seperti “Penjualan Bulanan per Wilayah” memberikan konteks tambahan mengenai informasi yang sedang dilihat.

Pada dashboard manajemen, judul bahkan dapat diarahkan pada insight tertentu apabila konteks dan kebutuhan pengguna memang mendukung pendekatan tersebut.

Pilih Visual Power BI Setelah Pertanyaan Bisnis Jelas

Grafik sebaiknya dipilih setelah tim mengetahui informasi apa yang ingin disampaikan.

Beberapa contoh penggunaan visual:

• Card untuk menunjukkan indikator utama.
• Column atau Bar Chart untuk membandingkan kategori.
• Line Chart untuk melihat perubahan berdasarkan waktu.
• Table atau Matrix ketika pengguna membutuhkan rincian.
• Slicer untuk membantu pengguna memfilter informasi.

Jangan memilih visual hanya karena tampilannya menarik. Pilih bentuk visual yang paling efektif membantu pengguna menjawab pertanyaan bisnis.

Hindari Dashboard Power BI yang Terlalu Padat

Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah mencoba menampilkan terlalu banyak informasi pada satu halaman.

Sebelum menambahkan sebuah visual, tanyakan:

• Apakah informasi ini membantu keputusan pengguna?
• Apakah indikator ini benar-benar perlu berada di halaman utama?
• Apakah pengguna memerlukan detail atau cukup melihat ringkasannya?
• Apakah visual lain sudah menyampaikan informasi yang sama?

Informasi yang lebih rinci dapat ditempatkan pada halaman lanjutan sehingga halaman utama tetap fokus pada indikator yang paling penting.

Alur Sederhana Membuat Dashboard Power BI

Tim dapat menggunakan alur berikut sebelum mulai membangun dashboard:

1. Tentukan keputusan yang perlu didukung.
2. Identifikasi pengguna utama dashboard.
3. Susun pertanyaan bisnis.
4. Tentukan KPI dan indikator yang relevan.
5. Sepakati definisi setiap indikator.
6. Identifikasi sumber data.
7. Siapkan dan bersihkan data.
8. Bangun data model yang sesuai.
9. Pilih visual berdasarkan kebutuhan informasi.
10. Uji dashboard bersama pengguna.

Dengan alur tersebut, Power BI tidak hanya digunakan untuk membuat grafik, tetapi menjadi alat untuk membantu perusahaan mengubah data menjadi informasi yang lebih relevan bagi pekerjaan.

In-House Training Power BI untuk Tim Perusahaan

eBagus Learning menyediakan In-House Training Power BI yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Materi dapat diarahkan mulai dari pemetaan kebutuhan bisnis, pengolahan dan transformasi data, data modeling, pembuatan measure, hingga perancangan dashboard yang relevan bagi pengguna.

Contoh Materi In-House Training Power BI

Beberapa materi yang dapat dipertimbangkan antara lain:

• Memahami workflow Power BI.
• Menerjemahkan pertanyaan bisnis menjadi kebutuhan data.
• Data preparation menggunakan Power Query.
• Data cleaning dan transformation.
• Data modeling dan relationship.
• Calculated Column dan Measure.
• Dasar penggunaan DAX.
• Penentuan KPI dan business metrics.
• Data visualization.
• Dashboard design dan storytelling.
• Filter, slicer, dan interaksi visual.
• Pembuatan dashboard berbasis kasus kerja.

Cakupan akhir dapat disesuaikan dengan profil peserta, kesiapan data, kebutuhan analisis, dan tujuan perusahaan.

Konsultasikan In-House Training Power BI untuk Tim Anda

Mulailah dengan mengumpulkan tiga sampai lima pertanyaan bisnis yang paling sering muncul dalam rapat atau proses pengambilan keputusan.

Kemudian identifikasi data yang saat ini digunakan untuk menjawab pertanyaan tersebut. Informasi ini dapat menjadi dasar yang kuat untuk membahas kebutuhan In-House Training Power BI bersama eBagus Learning.