Chat atau Channel Microsoft Teams? Pilih Ruang Komunikasi Sesuai Tujuan Kerja

Microsoft Teams membantu perusahaan menyatukan percakapan kerja, file, rapat, dan kolaborasi dalam satu tempat. Namun, manfaatnya dapat berkurang apabila semua komunikasi masuk ke ruang yang sama tanpa aturan.

Pertanyaan yang sering muncul adalah: kapan tim sebaiknya memakai chat dan kapan perlu memakai channel?

Memilih ruang komunikasi yang sesuai membuat informasi lebih mudah dicari, konteks pekerjaan tetap terjaga, dan anggota tim tidak perlu menelusuri banyak percakapan untuk memahami keputusan yang sudah dibuat.

Kebiasaan tersebut merupakan salah satu dasar kolaborasi digital yang dapat dibangun melalui In-House Training Microsoft Teams untuk perusahaan.

Perbedaan Chat dan Channel di Microsoft Teams

Chat dan channel sama-sama digunakan untuk berkomunikasi di Microsoft Teams, tetapi keduanya memiliki konteks penggunaan yang berbeda.

Chat Microsoft Teams

Chat digunakan untuk percakapan satu lawan satu atau dengan kelompok tertentu. Ruang ini sesuai untuk komunikasi yang sifatnya langsung dan relatif singkat.

Contoh penggunaan chat:

• Meminta konfirmasi kepada rekan kerja.
• Mengingatkan jadwal rapat.
• Menanyakan satu detail pekerjaan.
• Melakukan koordinasi singkat dengan beberapa orang.
• Membahas hal yang belum perlu diketahui seluruh tim.

Channel Microsoft Teams

Channel adalah ruang dalam sebuah team yang dapat digunakan berdasarkan topik, fungsi, departemen, proyek, atau kebutuhan kolaborasi tertentu.

Percakapan dalam channel dapat digunakan untuk menyimpan konteks pekerjaan yang perlu diketahui dan ditemukan kembali oleh anggota yang memiliki akses.

Contoh penggunaan channel:

• Pembaruan proyek.
• Koordinasi pekerjaan tim.
• Pengumuman internal.
• Diskusi mengenai dokumen bersama.
• Keputusan hasil rapat.
• Pertanyaan yang relevan bagi beberapa anggota tim.

Microsoft menjelaskan bahwa channel dapat digunakan untuk percakapan, berbagi file, serta menghubungkan berbagai kebutuhan kolaborasi dalam sebuah team. Sementara itu, chat digunakan untuk percakapan dengan seseorang atau kelompok tertentu.

Kapan Menggunakan Chat Microsoft Teams?

Gunakan chat ketika komunikasi bersifat langsung, terbatas pada orang tertentu, dan tidak perlu menjadi catatan kerja bagi seluruh tim.

Sebagai contoh, seorang anggota tim dapat menggunakan chat untuk memastikan apakah rekannya tersedia mengikuti rapat, menanyakan satu angka dalam laporan, atau melakukan konfirmasi singkat.

Chat juga dapat digunakan untuk diskusi kecil yang belum perlu melibatkan anggota tim lainnya.

Namun, keputusan atau informasi penting yang berdampak pada pekerjaan bersama sebaiknya tidak berhenti hanya di percakapan pribadi.

Apabila hasil chat perlu diketahui oleh tim, buat rangkuman singkat dan tempatkan informasi tersebut pada channel yang relevan.

Kapan Menggunakan Channel Microsoft Teams?

Gunakan channel ketika informasi berkaitan dengan pekerjaan bersama, proyek, proses, atau topik yang perlu diketahui beberapa anggota tim.

Misalnya, sebuah channel Proyek A dapat digunakan untuk:

• Menyampaikan pembaruan progres.
• Membahas pekerjaan proyek.
• Berbagi dokumen pendukung.
• Mencatat keputusan rapat.
• Menyampaikan pertanyaan kepada anggota proyek.
• Mengumpulkan konteks pekerjaan dalam satu tempat.

Perusahaan juga dapat memiliki channel berdasarkan kebutuhan lain, seperti administrasi, operasional, pengumuman tim, laporan rutin, atau kegiatan tertentu.

Dengan struktur yang konsisten, anggota tim memiliki tempat yang lebih jelas untuk mencari informasi tanpa harus menebak percakapan mana yang memuat jawabannya.

Chat atau Channel? Gunakan Panduan Sederhana Ini

Untuk membantu anggota tim mengambil keputusan, gunakan pertanyaan sederhana berikut.

• Jika informasi hanya relevan bagi satu atau beberapa orang dan bersifat singkat, gunakan chat.
• Jika informasi perlu diketahui oleh tim atau perlu ditemukan kembali di kemudian hari, gunakan channel.
• Jika diskusi di chat menghasilkan keputusan penting bagi tim, pindahkan ringkasannya ke channel.

Tiga Aturan Praktis Komunikasi Microsoft Teams untuk Tim

1. Tentukan Tujuan Setiap Channel

Nama channel sebaiknya mudah dipahami dan mencerminkan topik atau pekerjaan yang dibahas.

Hindari membuat terlalu banyak channel tanpa fungsi yang jelas karena justru dapat membuat anggota tim kesulitan menentukan lokasi komunikasi.

2. Tentukan Informasi yang Harus Masuk ke Channel

Buat kesepakatan sederhana mengenai jenis informasi yang perlu disimpan dalam channel.

Contohnya:

• Pembaruan pekerjaan.
• Keputusan tim.
• Dokumen penting.
• Informasi yang perlu diketahui bersama.
• Pertanyaan yang jawabannya bermanfaat bagi banyak orang.

3. Rangkum Keputusan dari Chat

Diskusi cepat sering kali dimulai melalui chat. Tidak ada masalah dengan kebiasaan tersebut.

Namun, apabila percakapan menghasilkan keputusan yang memengaruhi pekerjaan tim, buat rangkuman singkat pada channel yang sesuai.

Dengan cara ini, anggota lain tidak perlu meminta penjelasan ulang ketika membutuhkan konteks keputusan tersebut.

Manfaat Komunikasi Microsoft Teams yang Lebih Terarah

Penggunaan chat dan channel yang tepat membantu tim membangun komunikasi digital yang lebih terstruktur.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh antara lain:

• Informasi kerja lebih mudah ditemukan kembali.
• Diskusi proyek tidak tercampur dengan percakapan singkat.
• Keputusan memiliki konteks yang lebih jelas.
• Dokumen dan percakapan dapat ditempatkan sesuai pekerjaan terkait.
• Anggota baru lebih mudah memahami riwayat suatu pekerjaan.
• Koordinasi tetap dapat dilanjutkan ketika terjadi pergantian penanggung jawab.

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi, jenis proyek, dan kebutuhan kolaborasi yang berbeda.

Karena itu, aturan penggunaan Microsoft Teams perlu mengikuti proses kerja yang benar-benar dijalankan, bukan sekadar menyalin kebiasaan dari organisasi lain.

Buat Panduan Penggunaan Chat dan Channel untuk Tim

Perusahaan tidak perlu langsung membuat aturan yang kompleks. Mulailah dengan panduan sederhana yang dapat dipahami oleh seluruh anggota tim.

Contohnya:

• Chat digunakan untuk koordinasi langsung dan percakapan terbatas.
• Channel digunakan untuk pekerjaan dan informasi yang perlu diketahui bersama.
• Keputusan penting harus dicatat pada channel terkait.
• Dokumen proyek dibagikan melalui lokasi yang sudah disepakati.
• Nama channel harus mencerminkan fungsi atau topiknya.

Setelah panduan digunakan, evaluasi apakah anggota tim masih mengalami kesulitan mencari informasi atau menentukan ruang komunikasi yang sesuai.

In-House Training Microsoft Teams untuk Kebutuhan Perusahaan

eBagus Learning menyediakan In-House Training Microsoft Teams yang dapat membantu peserta memahami penggunaan Teams dalam konteks pekerjaan sehari-hari.

Materi pelatihan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, profil peserta, dan pola kolaborasi yang digunakan.

Beberapa topik yang dapat dipertimbangkan antara lain:

• Memahami struktur Team dan Channel.
• Perbedaan Chat dan Channel.
• Pengelolaan komunikasi kerja di Microsoft Teams.
• Pengelolaan dan kolaborasi file.
• Meeting dan kolaborasi virtual.
• Penggunaan mention dan notification.
• Pengelolaan channel berdasarkan proyek atau fungsi.
• Kolaborasi Microsoft Teams dengan Microsoft 365.
• Best practice komunikasi digital untuk tim.

Pelatihan berbasis praktik memberi ruang bagi peserta untuk menghubungkan fitur Microsoft Teams dengan situasi kerja yang mereka hadapi.

Tim dapat membahas contoh alur komunikasi, struktur channel, pengelolaan file, serta cara menjaga informasi kerja tetap terorganisasi.

Konsultasikan In-House Training Microsoft Teams untuk Tim Anda

Mulailah dengan memeriksa pola komunikasi yang saat ini digunakan tim. Identifikasi percakapan yang seharusnya berada di channel, keputusan yang sulit ditemukan kembali, serta channel yang belum memiliki fungsi yang jelas.

Temuan tersebut dapat menjadi bahan awal untuk mendiskusikan kebutuhan In-House Training Microsoft Teams bersama eBagus Learning.