Dokumen Tim Perlu Rumah yang Terstruktur dengan SharePoint

Dokumen kerja sering tumbuh lebih cepat daripada aturan untuk mengelolanya. File disimpan di email, dibagikan melalui chat, disalin ke perangkat pribadi, atau diletakkan di folder yang hanya dipahami oleh beberapa orang.

Saat tim bertambah atau proyek berlangsung lebih lama, kebiasaan ini dapat membuat pencarian dokumen, pengendalian versi, dan pembagian akses menjadi semakin sulit.

Microsoft SharePoint dapat membantu perusahaan menyediakan ruang kerja bersama untuk menyimpan, membagikan, dan mengelola dokumen.

Namun, manfaat SharePoint tidak hanya berasal dari memindahkan file ke cloud. Tim tetap perlu menyusun tempat penyimpanan berdasarkan kebutuhan kerja, struktur organisasi, dan cara pengguna mencari informasi.

Mengapa Dokumen Tim Perlu Ditata?

Dokumen yang tidak terstruktur sering menimbulkan pertanyaan sederhana yang menghabiskan waktu.

• File mana yang merupakan versi terbaru?
• Di mana template yang seharusnya digunakan?
• Siapa yang boleh melihat dokumen tertentu?
• Siapa yang memiliki hak untuk mengedit?
• Mengapa anggota tim baru tidak dapat membuka file?
• Di mana dokumen final sebuah proyek disimpan?

Rumah dokumen yang jelas membantu mengurangi kebingungan tersebut. Pengguna mengetahui tempat menyimpan dokumen, cara menemukannya kembali, serta batas akses yang berlaku.

Ketika struktur SharePoint dibuat selaras dengan proses kerja perusahaan, kolaborasi dokumen dapat berjalan dengan lebih konsisten.

Mulai dari SharePoint Site dan Document Library yang Sesuai

SharePoint Team Site menyediakan document library yang dapat digunakan untuk menyimpan dan mengelola dokumen tim.

Sebelum membuat banyak library atau folder, kenali terlebih dahulu beberapa hal:

• Jenis dokumen yang akan dikelola.
• Pemilik proses atau dokumen.
• Pengguna yang membutuhkan akses.
• Tingkat akses yang diperlukan.
• Cara dokumen tersebut digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.

Dokumen proyek, kebijakan internal, materi pelatihan, laporan, atau dokumen administrasi dapat memiliki kebutuhan pengelolaan yang berbeda.

Gunakan Document Library untuk Mengelompokkan Dokumen

Document library dapat menjadi salah satu batas yang membantu tim membedakan kelompok dokumen atau kebutuhan akses tertentu.

Gunakan nama library yang mudah dipahami oleh pengguna. Bila diperlukan, tambahkan deskripsi singkat agar anggota tim memahami jenis dokumen yang seharusnya disimpan di dalamnya.

Struktur yang jelas sejak awal biasanya lebih mudah dikelola dibandingkan lokasi penyimpanan yang berkembang tanpa aturan.

Gunakan Folder SharePoint Secara Sederhana

Folder masih dapat digunakan ketika mencerminkan cara kerja yang benar-benar dikenal oleh tim, misalnya berdasarkan proyek, pelanggan, atau periode tertentu.

Namun, struktur folder yang terlalu dalam dapat membuat dokumen lebih sulit ditemukan dan lebih sulit dipahami oleh pengguna baru.

Sebagai prinsip praktis, hindari membuat terlalu banyak lapisan folder apabila informasi sebenarnya dapat dikelompokkan dengan cara lain.

Gunakan Metadata untuk Membantu Pengelompokan Dokumen

Selain folder, SharePoint menyediakan kolom dan metadata untuk membantu mengelompokkan dan menemukan dokumen secara lebih fleksibel.

Contoh metadata yang dapat digunakan antara lain:

• Departemen.
• Jenis dokumen.
• Status dokumen.
• Tahun.
• Proyek.
• Pemilik dokumen.
• Kategori.

Dengan pendekatan ini, sebuah dokumen dapat dikelompokkan berdasarkan beberapa karakteristik tanpa harus ditempatkan dalam banyak lapisan folder.

Tetapkan Akses SharePoint Sesuai Peran

Pengelolaan akses merupakan bagian penting dalam membangun rumah dokumen perusahaan.

Tentukan siapa yang perlu:

• Melihat dokumen.
• Mengedit dokumen.
• Mengunggah dokumen.
• Mengelola struktur penyimpanan.
• Mengelola akses pengguna.

Sebisa mungkin, gunakan akses melalui kelompok atau struktur tim agar pengelolaan lebih mudah dipelihara ketika terjadi perubahan anggota.

Hindari Terlalu Banyak Pengaturan Izin pada File Individual

Dalam SharePoint, file dan folder biasanya mengikuti izin dari lokasi induknya.

Terlalu banyak pengaturan akses yang berbeda pada file satu per satu dapat membuat tata kelola menjadi sulit dipahami dan sulit dipelihara.

Karena itu, struktur site, library, dan folder sebaiknya dirancang dengan mempertimbangkan kebutuhan akses sejak awal.

Buat Kebiasaan Kolaborasi Dokumen yang Jelas

Struktur teknis SharePoint perlu didukung oleh kebiasaan kerja yang konsisten.

Beberapa aturan sederhana yang dapat diterapkan antara lain:

• Tentukan lokasi penyimpanan dokumen final.
• Gunakan pola penamaan file yang konsisten.
• Bagikan tautan dokumen daripada mengirim banyak salinan file.
• Gunakan lokasi bersama untuk dokumen yang dikerjakan oleh tim.
• Tentukan siapa yang bertanggung jawab terhadap dokumen atau library.
• Gunakan struktur akses yang sudah disepakati.

Kebiasaan tersebut membantu tim bekerja pada dokumen yang sama dan mengurangi risiko munculnya banyak versi file.

Mulai dari Satu Area Kerja yang Paling Membutuhkan Perbaikan

Implementasi SharePoint tidak harus langsung mencakup seluruh perusahaan.

Mulailah dari satu proses atau area kerja yang paling sering mengalami masalah pengelolaan dokumen.

Contohnya:

• Dokumen proyek.
• Template perusahaan.
• SOP dan kebijakan.
• Dokumen administrasi.
• Materi pelatihan internal.
• Laporan rutin.

Setelah struktur dan kebiasaan dasar berjalan dengan baik, perusahaan dapat memperluas penerapannya ke tim atau proses lain secara bertahap.

Pertanyaan Awal untuk Menata Dokumen Tim di SharePoint

Sebelum membangun struktur SharePoint, perusahaan dapat menggunakan beberapa pertanyaan berikut sebagai bahan diskusi.

• Dokumen apa yang paling sering digunakan bersama?
• Siapa pemilik dokumen tersebut?
• Siapa yang membutuhkan akses?
• Apakah pengguna perlu melihat atau juga mengedit?
• Bagaimana pengguna biasanya mencari dokumen?
• Metadata apa yang paling membantu pencarian?
• Dokumen mana yang membutuhkan akses terbatas?
• Siapa yang bertanggung jawab menjaga struktur tetap rapi?

Jawaban atas pertanyaan tersebut dapat membantu perusahaan menentukan struktur SharePoint berdasarkan kebutuhan nyata, bukan sekadar berdasarkan fitur yang tersedia.

In-House Training SharePoint untuk Tim Perusahaan

eBagus Learning menyediakan In-House Training SharePoint yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Materi pelatihan dapat diarahkan pada pengelolaan dokumen, struktur site, document library, pengaturan akses, hingga kebiasaan kolaborasi yang sesuai dengan proses kerja peserta.

Contoh Materi In-House Training SharePoint

Beberapa materi yang dapat dipertimbangkan antara lain:

• Memahami fungsi SharePoint dalam Microsoft 365.
• Memahami SharePoint Site dan Team Site.
• Mengelola Document Library.
• Mengelola folder dan file.
• Menggunakan kolom dan metadata.
• Membuat view untuk kebutuhan pengguna.
• Mengelola sharing dan permission.
• Memahami hubungan Microsoft Teams dan SharePoint.
• Kolaborasi dokumen Microsoft Office.
• Best practice pengelolaan dokumen tim.

Cakupan akhir pelatihan dapat disesuaikan dengan profil peserta, lisensi Microsoft 365, kebijakan akses, serta proses kerja perusahaan.

Konsultasikan In-House Training SharePoint untuk Tim Anda

Mulailah dengan memilih satu kelompok dokumen yang paling sering digunakan bersama. Identifikasi lokasi penyimpanan saat ini, siapa yang menggunakan dokumen, bagaimana dokumen dicari, serta masalah akses yang sering terjadi.

Informasi tersebut dapat menjadi bahan awal untuk mendiskusikan kebutuhan In-House Training SharePoint bersama eBagus Learning.